Preguntas claves para elegir ERP

Una de cada diez implementaciones de ERP, fracasa. Y en muchos casos, la causa es una mala elección del sistema ERP que se desea implementar.

Una mala elección de la solución de gestión de recursos empresariales puede provocar otros perjuicios graves para la empresa. Los más habituales son retrasos en la implementación (61%), sobrecostos (53%) e incapacidad de hacer realidad las ventajas de un ERP (30%).

Para evitar este tipo de riesgos, a continuación encontrarás las preguntas básicas que debes hacerte al escoger el ERP que implementarás en tu empresa:

Antes de embarcarte en esta aventura, reflexiona sobre las necesidades de tu empresa para determinar si un software de gestión empresarial las puede resolver. La falta de control sobre el negocio, la dificultad para obtener una visión global de la actividad, la existencia de «silos» de información dentro de la estructura o la imposibilidad de acceder a información actualizada son algunas de las señales de que necesitas un ERP.

Esta pregunta resulta fundamental para decidir si es mejor que escojas un ERP vertical o un ERP horizontal. Actualmente, existen sistemas de gestión empresarial especializados en muchos sectores como logística, gestorías, construcción, etc. Si encuentras uno para tu actividad, puede suponer una garantía de que se ajustará bien a tus necesidades.

Los primeros ERP eran sistemas muy complejos y carísimos que solo estaban al alcance de los gobiernos y las grandes multinacionales. Afortunadamente, hoy en día existen muchos software de gestión para pymes, pero conviene tener en cuenta la dimensión de tu organización para escoger una solución que se adapte a tus necesidades. Del mismo modo, debes anticiparte al futuro e intentar prever cuáles serán los requerimientos de tu negocio en unos años y si el ERP que elijas seguirá satisfaciéndolos.

No es lo mismo un ERP para 20 usuarios, que se puede gestionar con un pequeño servidor o en la nube, que una solución para 500 usuarios, la cual necesita una infraestructura tecnológica mucho más compleja. Aunque cada licencia de usuario tiene un costo, piensa que los beneficios de un ERP sólo se materializan si lo usa todo el mundo en la empresa. Además, debes tener en cuenta si los usuarios se encuentran en las mismas oficinas, dispersos en delegaciones o necesitan acceder desde dispositivos móviles.

Adicionalmente al número de empleados que lo usarán, es conveniente determinar qué áreas del negocio trabajarán con el ERP para escoger el sistema de gestión empresarial más adecuado. La mayoría de los ERP incluyen los módulos más básicos como finanzas, producción, inventario, RR.HH., ventas, etc. Pero dado que lo ideal es que toda la gestión del negocio se haga con el ERP, debes asegurarte de que incluya otros módulos que puedes necesitar como marketing, análisis del negocio, gestión de proyectos, etc.

Tener claro el presupuesto disponible te ayudará a tomar decisiones importantes, como por ejemplo, si debes elegir un ERP industrializado o a medida. No es una cuestión menor, porque un ERP «industrializado» resulta más económico pero menos flexible, mientras que un ERP de desarrollo propio ofrece personalización, aunque a un mayor coste.

Teniendo en cuenta que solo el 34% de las implementaciones de ERP se terminan en el tiempo previsto, conviene ser precavido. En este sentido, un ERP industrializado ahorra tiempo frente a un desarrollo a medida. Pero además de la rapidez de la implementación, también conviene valorar el tiempo y costo que tendrá ampliar el ERP en el futuro, cuando las necesidades del negocio cambien.

Si cuentas con un departamento de Tecnologías de la Información amplio, puedes permitirte el lujo de escoger un ERP a medida o más complejo, aunque requiera la intervención periódica de tus empleados para su actualización y mantenimiento. Si no es así, lo mejor es optar por un ERP industrializado que esté bien probado y a poder ser alojado en la nube… ¡o acabarás pagando una fortuna en consultoría y mantenimiento externo!

Información extraída del portal www.evaluandoerp.com